Consultoría.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Gestión Documental.
En Ericrom Digital nos dedicamos a analizar y planificar el proceso de implementación del antiguo al nuevo sistema de gestión para que el cambio se produzca de la forma más sencilla y eficaz. En un breve espacio de tiempo estará disfrutando de un sistema que cambiará radicalmente el control de la gestión sin experimentar ningún tipo de interrupción en la actividad diaria.
La planificación de los proyectos comprende, en general, cuatro fases:
- Organización del proyecto: Confirmación de las expectativas y objetivos.
- Análisis de la situación actual: Análisis, toma de datos, estimación de costes.
- Planteamiento y diseño del sistema: Diseño y estimación de costes con el sistema.
- Diseño del plan del proyecto: Diseño del plan del proyecto teniendo en cuenta la organización y la tecnología.
Proyectos de Digitalización.
La definición de un proyecto de digitalización de una entidad es compleja porque afecta a todas las personas en la organización que gestionan documentos y debe involucrar a directivos, gestores, informáticos, etc. El objetivo es el análisis de los documentos, procedimientos y aplicaciones utilizados en las diferentes áreas de la organización, con objeto de proponer una estrategia de digitalización de documentos que permita disminuir o eliminar el uso de la documentación en papel y proporcione una mejora en la eficiencia de los procedimientos, en la calidad del servicio y productividad de la entidad.
Digitalización de Documentos.
300.000 páginas en 60m² o 6 DVD´s.
En Ericrom Digital somos expertos en Digitalización, que es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en discos duros de puestos personales o en sistemas de almacenamiento como DVD’s, CD-ROOM’s, Pen Drive, Discos duros externos, etc.
Las principales ventajas que aporta la digitalización de documentos se pueden resumir en los siguientes puntos:
- Reducción de los costes de archivo.
- Agilidad en búsquedas y manejo de documentos.
- No ocupa lugar en los escritorios.
- Las imágenes digitales no se deterioran como el papel.
- Accesos en red o web desde cualquier parte del mundo.
- Mayor nivel de seguridad y confidencialidad de la documentación.
- Eliminación de las fotocopias.
- Incrementos en productividad por menores tiempos de archivo.
- Mejora en la portabilidad de la documentación.
- Son copias de seguridad de documentos.
El proceso de Digitalización se lleva a cabo en las siguientes fases:
Recogida/Entrega
Ericrom Digital pone a disposición de sus clientes la logística necesaria para recoger y transportar la documentación a procesar con la frecuencia deseada:
- Por Nuestros medios.
- Por Servicio de Transporte
Preparación
En esta fase se manipulan los documentos para dejarlos en la situación idónea para los posteriores procesos. Incluye la eliminación de post-it, grapas, sobres, clips, gomas, etc.
Digitalización
Una vez preparados los documentos, se digitalizan obteniendo ficheros con las características deseadas por el cliente (Resolución, TIFF, PDF, blanco y negro, Color, etc.).
Post Proceso
Con las imágenes digitalizadas se realizará el proceso de captura de información para la referencia de los documentos procesados. Esta captura tiene fuertes controles de calidad de dato e imagen para asegurar la calidad en los resultados. Se divide a su vez en varias fases:
- Indexación
- OCR
- Explotación de datos
- Exportación
- Criterios de Calidad
Digitalización Certificada.
La principal ventaja competitiva que Ericrom Digital pone a disposición de sus clientes es la posibilidad de eliminar sus facturas en papel, con plena validez legal y jurídica, de acuerdo con la ORDEN EHA/962/2007 de 10 de abril, de facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel. Todo ello gracias al Software Homologado que Ericrom Digital utiliza para este servicio, de acuerdo con el Ministerio de Economía y Hacienda RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Facturas Recibidas
Al mismo tiempo que procedemos a la digitalización certificada de sus facturas, Ericrom Digital ofrece la posibilidad de exportar los datos de las facturas mediante un fichero electrónico para su contabilización automática en el programa de contabilidad del cliente.
Documentación Confidencial
Toda esta arquitectura creada para la digitalización certificada de facturas puede ser aprovechada para el tratamiento, transporte y manipulación de documentos sensibles que se deben intercambiar, por ejemplo, con Gestorías, Asesorías o cualquier otro proveedor de servicios que tenga transferidos los derechos de manipulación de dicha documentación.
Indexación.
Un requisito imprescindible para una buena gestión documental es que la recuperación de la documentación se produzca de la manera más fácil y rápida posible. Esto es posible gracias a la inserción de índices o metadatos que facilitan la clasificación y búsqueda de la información de manera lógica y sencilla. Para ello, Ericrom Digital pone a disposición de sus clientes un servicio de Indexación para todos sus documentos:
- Documentos Digitalizados. Creamos índices en los documentos según los requisitos de búsqueda exigidos por el cliente.
- Documentos electrónicos existentes. Creamos índices para aquellos documentos electrónicos que ya existen en su empresa y que no reúnan los nuevos requisitos de búsqueda exigidos, unificando así criterios de clasificación y recuperación.
Outsourcing Documental.
La externalización de servicios se ha convertido en una oportunidad de optimización de costes para las empresas que desean concentrar el 100% de sus esfuerzos al verdadero objetivo de su negocio, dejando en manos de expertos las tareas más tediosas y para las cuales éstos están más cualificados. En este sentido Ericrom Digital ofrece una serie de soluciones en gestión documental adaptándonos a los requerimientos y necesidades reales del mercado, proponiendo el servicio que mejor se adapte a su empresa:
- Archivo Virtual. Acceso vía internet a todos sus documentos digitalizados, permaneciendo éstos en un repositorio virtual en nuestros servidores y que sirve de copia de seguridad. Podrá consultar, imprimir y enviar por correo electrónico, desde cualquier punto del mundo, cada uno de los documentos alojados en su archivo virtual.
- Servicios semanales, mensuales o trimestrales. Planificamos la digitalización de sus documentos para optimizar la operatividad en sus procesos.
- Mantenimientos. Realizamos un seguimiento de su gestión documental con el fin de garantizar su correcto funcionamiento y corregir cualquier desviación en la política documental implementada.
- Formación. Confeccionamos manuales de procedimientos y asumimos la formación del personal encargado del manejo y tratamiento de la documentación.
Custodia de Documentos.
Optimizar el espacio para sus archivos, impedir el extravío de documentación, evitar posibles siniestros (incendio, inundación, robo...) y la necesidad de realizar consultas dinámicas, implican una importante responsabilidad para las empresas.
Ericrom Digital ofrece un servicio integral de custodia de archivos documentales que garantiza el más alto nivel de calidad, seguridad y confidencialidad.
El empleo de criterios profesionales de almacenamiento junto con la potente aplicación informática de gestión de archivos, nos permite ofrecer:
Gestión y custodia
- Trasvase y referenciación de documentación.
- Transporte de archivos.
- Informatización de contenidos.
- Alta y custodia de la documentación.
- Gestión Integral de la documentación.
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Destrucción Certificada y Confidencial.
A diario en la Administración y en cualquier PYME son utilizados documentos que una vez consultados, tratados o custodiados durante el tiempo que nos obliga la ley, ya no son de utilidad, pero si pueden causarnos graves daños legales y/o de imagen para nuestra actividad si caen en manos ajenas.
Ericrom Digital destruye todos los datos de acuerdo con las regulaciones establecidas por ley y las más estrictas medidas internas de seguridad, confidencialidad y discreción, y proporciona un servicio a su empresa para que los documentos que ya no son de su utilidad no sean un problema para su empresa.
Ofrecemos dos tipos diferenciados de Servicio de Destrucción Confidencial de Documentos procesando, tanto documentos en formato papel como digital:
- Servicio Continuo de Destrucción Confidencial de Documentos.
- Servicio puntual de Limpieza de Archivos para el procesado de grandes volúmenes de documentación a destruir.
Estos servicios cubren la necesidad de eliminar grandes cantidades de documentos. Es el caso de la eliminación de los históricos anuales de empresas una vez pasado el plazo mínimo de almacenamiento que exige la Administración Pública.
Nuestro sistema de destrucción de datos se basa en la instalación de contenedores de seguridad sellados para deshacerse de sus archivadores de papel y papeles de trabajo, disquetes, cintas magnetofónicas y otros soportes de datos. Todo el proceso de destrucción de datos se controla y se documenta.
Tras la destrucción efectiva de sus soportes de datos, ésta se confirma por escrito mediante un Certificado de Destrucción.
Consultoría LOPD.
En ERICROM DIGITAL trabajamos tramitando los proyectos de consultoría y/o auditoría de nuestros clientes a través de los fondos FORCEM con la finalidad de buscar la solución más rentable y económica para ellos. FORCEM consiste en un fondo que todos los años se destina a cada empresa por empleado para la formación del mismo y que no es acumulativo por lo que o se utiliza o no se aprovecha. Los proyectos de adecuación a la LOPD son objeto de subvención dentro de FORCEM, ya que en cada proyecto la empresa es parte activa y la LOPD es una serie de pautas que una vez instauradas en la empresa, cada empleado implicado en el tratamiento de datos debe conocer y llevar a cabo. Es por esto que en ERICROM DIGITAL estamos trabajando con FORCEM para facilitar la adecuación de nuestros clientes a la normativa vigente. El funcionamiento de FORCEM es de la siguiente manera: A las empresas se asigna una cantidad anual en función del número de empleados que tiene. Esta cantidad está destinada a que los mismos sean objeto de una formación impartida por otra empresa, (nosotros en este caso), que comunica a FORCEM la duración del curso, el objeto del mismo y para cuantos empleados. La empresa objeto de formación, (empresa cliente), adelanta la cantidad a la empresa que imparte la formación y posteriormente a la empresa objeto de la formación se le descuenta o desgrava del pago a la Seguridad Social de los empleados la cantidad pagada por el curso formativo. Las fechas en las que se realiza el descuento las elige la propia empresa o en su defecto se aplica dicho descuento al mes siguiente al término de la formación. Para poder consultar el saldo de FORCEM las empresas clientes deben cumplimentarnos un convenio de adhesión a FORCEM gracias al cual y sabiendo el saldo de que disponen podemos facilitarles un presupuesto personalizado en el cual se detalla el coste y el porcentaje subvencionado llegando en muchos casos a ser del 100%.
ERICROM DIGITAL somos una plataforma perteneciente a un grupo de empresas consultoras especializadas en la Ley Orgánica de Protección de Datos que trabajan bajo una misma metodología de calidad y con la certificación INIZIAS. Gracias a esta amplia red de partners, nuestro campo de actuación abarca todo el territorio nacional. Entre las empresas y asociaciones que ya confían en nuestro grupo se encuentran entre otras:
- AECE Asociación de Expertos Contables de España.
- REA Registro de Economistas y Auditores.
- Diferentes colegios profesionales de abogados (Vizcaya.......).
- Diferentes colegios de Agentes Comerciales,(Zaragoza........)
- Asociación Independiente de Centros de Estudios AICE
- AEVAN Asociación de Empresas de Vehículos de Alquiler del Norte.
- Diferentes cadenas de franquicias:
*ZAFIRO TOURS
*ADOLFO DOMINGUEZ
*KONSERTEL
*IBARRA & ASOCIADOS
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) 15/1999, de 13 de diciembre, establece un límite sobre la tenencia y utilización de este tipo de datos así como sobre el tráfico de los mismos. De esta manera, la Agencia de Protección de Datos se encarga de facilitar al ciudadano el derecho a conocer quién está utilizando sus datos personales y para qué, y negar el permiso sobre el uso de sus datos a quien considere oportuno.
- Consultoría. Inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, Elaboración del Documento de Seguridad, Redacción de contratos de cesión de datos y encargado de tratamiento, etc.
- Gestión de software. Instalamos el software necesario para facilitar y simplificar la adaptación a la Ley.
- Gestión de subvenciones. Ericrom Digital da a sus clientes la posibilidad de tramitar los proyectos de adecuación a la LOPD a través de los fondos Forcem, de esta manera pueden adaptarse a la normativa a costes muy bajos o coste cero.
- Formación. Cursos de formación tanto para el Responsable de Seguridad como para el resto del personal involucrado en el tratamiento y manejo de datos.
- Mantenimiento. Los servicios de mantenimiento de Protección de Datos le permiten estar actualizado en todo momento a la normativa Legal. El objetivo de los servicios es que la empresa cumpla en todo momento con la normativa. Ericrom Digital realizará el seguimiento, asesoramiento y la revisión de la adaptación realizada.
- Auditoría. En cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos, que establece como obligatorio la realización de una auditoría, cada dos años o anual según nivel de datos, Ericrom Digital planificará con sus clientes la realización de dicho servicio.
